2023.03.21 - Otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie organizacji wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2023 roku.
Wzór oferty (55,83KB)
Karta oceny formalnej (451,44KB)
Karta oceny merytorycznej (648,02KB)
OGŁOSZENIE OTWARTEGO KONKURSU OFERT
WÓJT GMINY PABIANICE
Działając na podstawie art.11 ust. 2, art.13 ust.1 i ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ( Dz .U. z 2022 r. poz. 1327 ze zm.) , uchwały Nr LXIX/466/2022 Rady Gminy Pabianice z dnia 25 listopada 2022 r. w sprawie ustalenia Rocznego Programu Współpracy na rok 2023 Gminy Pabianice z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ogłasza otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie organizacji wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2023 roku.
I. Rodzaj zadania
Konkurs obejmuje zadania realizowane w formie wsparcia , których celem jest zagospodarowanie czasu wolnego dzieci i młodzieży poprzez organizację wypoczynku letniego w następujących formach:
1) kolonie,
2) obozy wypoczynkowe, szkoleniowe, zdrowotne i sportowe,
3) wycieczki,
4) półkolonie.
Beneficjentami zadania mogą być wyłącznie dzieci i młodzież szkolna z terenu gminy Pabianice lub uczęszczających do szkół, których organem prowadzącym jest Gmina Pabianice.
Obligatoryjne rezultaty zadania: zorganizowanie co najmniej 6 dniowego wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w jednej z form wskazanych powyżej w terminie określonym w pkt III.1 niniejszego ogłoszenia.
Rezultaty muszą być mierzalne i weryfikowalne. Dla wszystkich rodzajów rezultatów należy określić wskaźniki( fakty i zjawiska, które udowadniają, że planowana zmiana zachodzi oraz sposób ich monitorowania).
Każdy rezultat musi mieć wskaźnik ilościowy.
Rezultaty zmierzają do osiągnięcia celów, powinny być konkretne i realne do osiągnięcia, a także spójne z zaplanowanymi działaniami i zakładanymi wydatkami.
Rekomendowany sposób monitorowania rezultatów: listy uczestników, dzienniki zajęć, wykaz zrealizowanych działań, protokoły, plan wycieczki, plakaty, ulotki, indywidulane opinie osoby prowadzącej zajęcia, dokumentacja zdjęciowa, itp.
II. Zasady przyznawania dotacji
1. W otwartym konkursie ofert mogą uczestniczyć organizacje pozarządowe oraz inne podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwane dalej organizacjami pozarządowymi, które prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem i zamierzają realizować zadania na rzecz dzieci i młodzieży z terenu gminy Pabianice lub uczęszczających do szkół, których organem prowadzącym jest gmina Pabianice.
Wobec powyższego proszę o załączenie do oferty odpisu statutu oferenta ubiegającego się o środki w ramach konkursu.
2. Organizacja ubiegająca się o środki w ramach otwartego konkursu ofert, może przedłożyć więcej niż jedną ofertę na realizację zadania publicznego.
3. Rozpatrzeniu podlegać będą wyłącznie oferty sporządzone wg wzoru zawartego w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań ( Dz.U. 2018 r., poz. 2057).
4. Złożenie oferty nie jest jednoznaczne z przyznaniem dotacji lub z przyznaniem dotacji w oczekiwanej wysokości.
5. Organizacja powinna przedstawić ofertę zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantując wykonanie zadania w sposób efektywny.
III. Termin i warunki realizacji zadań.
1. Termin realizacji zadania zawierać się musi w przedziale czasowym od dnia 17 kwietnia 2023 r. do dnia 31 sierpnia 2023 r.
2. Zadanie realizowane jest w trybie wspierania :
a) procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego wynosić może maksymalnie 80 %,
b) 20 % wkładu oferenta stanowić może: wkład finansowy, wkład własny niefinansowy
( osobowy, rzeczowy), odpłatność od uczestników zadania.
c) realizacja zadania zleconego oferentowi zadania nastąpi po zawarciu umowy z możliwością zaliczenia do kosztów realizacji zadania wydatków własnych poniesionych przez oferenta od dnia zawarcia umowy.
Aby wydatek był kwalifikowalny musi być poniesiony w terminie określonym w umowie.
3. Koszty administracyjne stanowić mogą maksymalnie 10 % wnioskowanej kwoty dotacji.
4. W sytuacji, gdy oferent wnosi do realizacji zadania wkład osobowy w postaci świadczenia pracy wolontariuszy i/lub pracy społecznej członków organizacji konieczne jest przestrzeganie następujących zasad:
a) zakres, sposób i liczba godzin wykonywania pracy przez wolontariusza powinny być określone w porozumieniu zawartym zgodnie z art. 44 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
b) rozliczenie pracy społecznej członków organizacji lub świadczenia wolontariuszy w ramach realizacji zadania odbywa się na podstawie oświadczenia tej osoby, z którego wynika zakres prac , ilość godzin, wraz z zatwierdzeniem i wyceną w/w pracy przez osobę upoważnioną lub zleceniodawcę.
5. Sposób wyliczenia wkładu osobowego ( i/lub rzeczowego ) wskazany winien być w pkt IV.2 oferty „ Zasoby kadrowe, rzeczowe i finansowe oferenta, które będą wykorzystane do realizacji zadania”.
6. Plan i harmonogram działań w zakresie realizacji zadania publicznego powinien być określony w ofercie w sposób szczegółowy i spójny z zestawieniem kosztów realizacji zadania.
7. Koszty poniesione w ramach realizacji zadania zostaną uznane za zasadne gdy zostały uwzględnione w zestawieniu kosztów realizacji zadania ( ewentualnych aktualizacjach), są niezbędne i związane z realizacją zadania oraz są udokumentowane właściwymi dokumentami księgowymi, innymi dowodami. Organizacja zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zobowiązana jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania.
8. Koszty realizacji zadania mogą być wydatkowane tylko na cele związane z realizowanym zadaniem i wyłącznie na potrzeby osób, dla których jest adresowane.
9. Za wydatki , które nie mogą być sfinansowane z dotacji uznaje się w szczególności:
a) koszty związane z realizacją dotowanego zadania powstałe poza okresem określonym w umowie,
b) zakup środków trwałych, których koszt jednostkowy przekracza 10 000,00 zł brutto,
c) koszty administracyjne, przekraczające 10 % wnioskowanej kwoty.
d) odsetki od zobowiązań uregulowanych po terminie płatności.
e) zobowiązania powstałe przed datą zawarcia umowy o udzielenie dotacji
f) podatki, cła, opłaty skarbowe
10. Po podpisaniu umowy zmiany w tabeli „ Plan i harmonogram działań” wymagają informacji pisemnej od zleceniobiorcy i zawarcia aneksu do umowy.
11. W trakcie realizacji zadania dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów w ofercie realizacji zadania.
Przesunięcia uznane są za zgodne z umową, gdy dana pozycja kosztorysu nie wzrośnie lub zmaleje o 30%
Zmiana powyżej 30% oraz utworzenie nowej pozycji kosztorysu wymagają zawarcia aneksu do umowy, po uprzednim przedstawieniu zaktualizowanej kalkulacji kosztów.
12. Podmioty, realizujące zlecone zadania, zobowiązane są do informowania w wydawanych przez siebie, w ramach zadania, publikacjach, swoich materiałach informacyjnych, poprzez media, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę lub przez ustną informację kierowaną do odbiorców, o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez Gminę Pabianice.
13. Oferent realizując zadanie, zobowiązany jest do stosowania przepisów prawa, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE( ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) oraz wydanych na jego podstawie krajowych przepisach z zakresu ochrony danych osobowych, w tym ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych ( Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.)
14. Oferent zobowiązany jest wypełnić pkt III. 5 oferty tj. „ Opis zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego oraz pkt. III.6 tj. „ dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego”.
W trakcie realizacji zadania publicznego oferent zobowiązany jest do zbierania i prowadzenia dokumentacji, która została określona w ogłoszeniu – „ rekomendowane sposoby monitorowania rezultatów”. Nieosiągnięcie rezultatów określonych w ofercie może rodzić konsekwencje proporcjonalnego zwrotu dotacji.
15. Po zakończeniu zadania wymagane jest od zleceniobiorcy złożenie sprawozdania z wykonania zadania publicznego w ciągu 30 dni od zakończenia realizacji zadania na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań ( Dz.U. 2018 r., poz. 2057)
IV. Termin i miejsce składania ofert.
1. Oferty na realizację zadania należy składać w Urzędzie Gminy w Pabianicach, ul. Torowa 21, 95-200 Pabianice, sekretariat pok. 1 lub przesłać pocztą w terminie do dnia 13 kwietnia 2023 r., godz. 15.00 ( decyduje data wpływu).
Oferty należy składać w zamkniętej i opisanej kopercie: nazwa i adres organizacji pozarządowej, z dopiskiem „ Otwarty konkurs ofert dzieci i młodzieży w roku 2023”, na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzoru ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań ( Dz.U. z 2018 r. poz. 2057).
W jednej kopercie może być tylko jedna oferta.
Nie będą rozpatrywane oferty przesłane drogą elektroniczną lub faksem.
2. Oferty muszą być podpisane przez osoby uprawnione.
W związku z powyższym proszę o przedłożenie w załączeniu do oferty ( np. aktualnego odpisu z rejestru lub wyciągu z ewidencji lub innego dokumentu potwierdzającego status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących).
V. Tryb i kryteria wyboru oferty.
1. Wybór ofert na wykonanie zadania dokonany zostanie w terminie do 17 kwietnia 2023 r.
2. Komisja konkursowa dokona oceny formalnej oferty. Wzór karty oceny formalnej stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.
3. Złożona oferta musi być wypełniona w sposób przejrzysty i czytelny.
4. Nie będą przyjmowane oferty złożone drogą elektroniczną.
5. Oferty złożone na niewłaściwych drukach, niekompletne lub złożone po wyznaczonym terminie zostaną odrzucane z przyczyn formalnych.
6. Komisja konkursowa zastrzega sobie możliwość wystąpienia do oferenta o dodatkowe informacje mogące mieć istotne znaczenie dla oceny oferty i zawarcia umowy.
7. Rozpatrywane będą wyłącznie oferty kompletne i prawidłowo wypełnione, złożone w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym.
8. Dopuszcza się możliwość uzupełniania braków formalnych złożonej oferty na pisemne lub mailowe wezwanie. Uzupełnienia oferty należy dokonać w terminie 3 dni od otrzymania informacji do jej uzupełnienia. W przypadku braku uzupełnienia oferty lub dalszych braków formalnych oferta podlega odrzuceniu.
9. Oferty spełniające wymogi formalne będą oceniane przez komisję konkursową pod względem merytorycznym, według kryteriów wskazanych w karcie oceny merytorycznej stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia.
10. Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w konkursie wynosi 20.
11. Za ofertę zaopiniowaną pozytywnie uważa się każdą, która łącznie uzyska minimum 11 punktów.
12. W przypadku przyznania niższej niż wnioskowana kwota dotacji, oferent decydujący się na zawarcie umowy zobowiązany jest dostarczyć do Urzędu Gminy w Pabianicach w terminie 5 dni od dnia ogłoszenia wyników otwartego konkursu ofert, zaktualizowanej oferty lub poszczególnych jej pozycji( zgodnie z obowiązującym wzorem oferty).
13. W przypadku otrzymania dotacji niższej niż wnioskowana, oferent może zmniejszyć wkład własny przy zachowaniu proporcji wskazanych w ofercie. Przy uzyskaniu dotacji niższej niż wnioskował oferent, wymagana jest aktualizacja kosztorysu i harmonogramu realizacji zadania.
14. Wynik wyboru ogłoszony zostanie w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Gminy Pabianice oraz na tablicy ogłoszeń Urzędowych Urzędu Gminy w Pabianicach.
15. Decyzję o wyborze oferty i udzieleniu dotacji podejmie w formie zarządzenia Wójt Gminy Pabianice.
16. Od zarządzenia Wójta Gminy Pabianice w sprawie wyboru oferty i udzielania dotacji nie przysługuje tryb odwoławczy.
17. Zastrzega się możliwość przesunięcia terminu składania ofert, zmiany terminu zakończenia postepowania konkursowego oraz zmiany wysokości środków w zadaniu konkursowym, bez podania przyczyny – nie później niż do dnia zatwierdzenia wyników konkursu.
18. Zastrzega się możliwość odwołania konkursu ofert, bez podania przyczyny, przed upływem terminu składania ofert w konkursie.
VI. Wysokość środków publicznych przeznaczona na realizację zadania.
1. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania w roku 2023 wynosi 90 000,00 zł. ( słownie: dziewięćdziesiąt tysięcy złotych 00 gr)
2. Wysokość środków planowanych na realizację zadania może ulec zmianie.
2. Informacja o zrealizowanych przez gminę w zakresie objętym przedmiotowym ogłoszeniem we współpracy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami o których mowa w art.3. ust. 3 ustawy oraz jednostkami organizacyjnymi podległymi organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowanymi.
W roku 2022 na dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży przeznaczono kwotę w wysokości 56 700 zł , z której skorzystało 72 dzieci i młodzieży z terenu gminy Pabianice, lub ze szkół, których organem prowadzącym jest Gmina Pabianice.